Kluges Zeitmanagement – So meisterst du deine Ausbildung stressfrei und sicher

Zeitdruck in der Ausbildung

Abbildung 1: Gerade in der Ausbildung rennt oft die Zeit.

Morgens in der Berufsschule pauken, mittags im Betrieb arbeiten, abends dann ein wenig vor dem Fernseher entspannen und gleichzeitig noch etwas Sport machen, Freunde treffen und natürlich nicht den Geburtstag der Lieblings-Oma vergessen. Dein Leben in der Ausbildung kann ganz schön stressig sein. Um nicht komplett den Überblick über Termine und Aufgaben zu verlieren, ist eine klare Struktur und Ordnung im Tagesablauf wichtig. „Doch warum hat der Tag eigentlich nur 24 Stunden?“ „Wie lässt sich das Beste aus der knappen Zeit machen?“ Oft sind die Lösungen für Zeitmangel durch das Beachten einiger Tipps und Tricks einfach und Zeitmanagement kann wahre Wunder wirken.

Zeitmanagement: Das sind die richtigen Prioritäten in deiner Ausbildung

Zeitmanagement mit Kalender

Abbildung 2: Der Zeitplaner ist der treue Begleiter vieler Azubis.

Ein erster Schritt zum guten Zeitmanagement ist, wenn du dir Zeiträume erschaffst. Hier sollten deine Arbeitszeiten und dein Stundenplan Ausgangspunkt sein. Schließlich geben diese deine wichtigsten Termine für die Ausbildung vor. Wenn klar ist, wann deine Anwesenheit im Betrieb oder in der Schule erforderlich ist, kannst du weitere Zeiträume für Lernen, Sport und auch für sonstige Aktivitäten schaffen. Wenn dieser ganze Rahmen erst einmal steht, können Aufgaben, wie Vorbereitung für die Schule, Hausaufgaben, Organisatorisches, Haushalt, Freizeitgestaltung in einer To-Do-Liste gesammelt werden. Diese Liste kannst du dann als Zeitstrahl darstellen. Daraufhin kannst du dann filtern, was du als erstes angehen solltest und welche Aufgaben noch warten können.

Wichtig kann hierbei allerdings auch sein, dich nicht nur zu fragen, was genau die Aufgaben sind, die du zu erledigen hast. Auch die Dinge, die die erfolgreiche Durchführung verhindern könnten, sollten notiert werden. Hierzu empfiehlt sich eine Not-To-Do-Liste zu erstellen, also alles aufzuschreiben, was ablenkt. Soziale Netzwerke müssen nicht alle halbe Stunde auf Neuigkeiten überprüft werden und es wartet auch nicht ständig eine besonders wichtige Email in deinem Postfach. Auch dein Fernseher kann ein wahrer Zeit-Killer sein und so verlockend die Ablenkung von den Mathe-Aufgaben durch das Erledigen des Abwaschs auch erscheint, dein eigentliches Ziel wird dadurch nicht erreicht. Die Not-To-Do-Liste muss nicht chronologisch angeordnet sein, schließlich gilt sie immer. Viel wichtiger ist, hierbei die Ablenkungen, die am wahrscheinlichsten auftreten, ganz oben auf die Liste zu setzen und diese Liste auch immer im Hinterkopf zu behalten.

To-Do-Liste

Abbildung 3: Aufgaben brauchen eine klare Reihenfolge

Eine bewährte Methode, um herauszufinden, was auf die To-Do-Liste gehört und was nicht, ist David Allens Ansatz Getting Things Done (GTD). In diesem Konzept sorgen fünf Schritte für Klarheit und stellen eine große Hilfe bei der Alltagsorganisation und der Planung und Durchführung von Projekten dar:

  • Eigene Ziele erfassen.
  • Abklären, was du musst, um diese Ziele zu erreichen.
  • Zeitlich Organisieren, wann du welches Ziel angehst.
  • Die angefertigte Liste kritisch reflektieren.
  • Die Liste tatsächlich einhalten.

Prinzipiell funktioniert dieser Ansatz wie eine To-Do-Liste, nur wesentlich systematischer. Wenn die einzelnen Schritte regelmäßig angewandt werden, entsteht ein sinnvolles System. Zum Beispiel solltest du dir jede Woche kurz Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob die Ziele in der richtigen Reihenfolge stehen und ob diese Reihenfolge auch eingehalten wurde. Zuerst werden die wichtigen, kurz andauernden Aufgaben (z.B. Emails beantworten) in den Vordergrund gestellt, dann die wichtigen, längeren Aufgaben berücksichtigt, und am Schluss bleibt noch Zeit für Kleinkram.

Die Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben nicht immer einfach, gerade in Bezug auf das Lernen. Viele Azubis fragen sich oft, ob die Menge an Informationen, die sie in der Schule erhalten wirklich alle für die anstehenden Klassenarbeiten relevant sind oder einfach ein grober Überblick über ein bestimmtes Thema vielleicht sogar schon reicht. Ein entscheidendes Kriterium hierbei ist neben der Wichtigkeit auch die Dringlichkeit. Das Eisenhower-Prinzip kann dir bei der Unterscheidung helfen: Aufgaben werden innerhalb einer Matrix unter den Aspekten „wichtig“, „nicht wichtig“, „dringend“, „nicht dringend“ eingeteilt. So entsteht ein guter Überblick über die anfallenden Aufgaben und aufgrund dessen kannst du deine To-Do-Liste erstellen. Diese Listen sind natürlich nicht die einzigen Wege, ein gesundes Zeitmanagement zu schaffen. Weitere Anregungen liefert zum Beispiel folgender Ratgeber.

Zeitpläne helfen bei der Strukturierung deiner Lehre

Ziel eines guten Zeitmanagements ist zwar, den optimalen Ertrag aus der verfügbaren Zeit zu erreichen, aber leider kann der Tag nicht, wie im Sprichwort, länger als 24 Stunden gemacht werden. Daher gilt das Motto „Nutze den Tag“, doch wie genau kannst du das realisieren? Wichtig ist es, wie bereits erwähnt, zwischen notwendigen Dingen und nicht notwendigen Dingen zu unterscheiden. Letzten Endes läuft es auf die Kernfrage „Was muss ich?“ heraus, die nur du individuell entscheiden kannst. Diese Frage hängt stark mit deinen dir selbst gesetzten Zielen zusammen und hierbei ist es ganz zentral, ein wirklich gutes Gefühl dafür zu entwickeln, wieviel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nimmt. Der Schlüssel dazu ist wie so oft: Probieren geht über Studieren. Im Laufe der Zeit sollte es dir immer leichter fallen, den Zeitaufwand für regelmäßig durchgeführte Aufgaben einzuschätzen.

Arbeiten im Team

Abbildung 4: Nicht alles alleine machen! Andere möchten auch Aufgaben übernehmen.

Wenn nach Erledigung deiner Pflichtaufgaben im Plan noch etwas Zeit übrig ist, kommt die zweite Kernfrage ins Spiel: „Was kann ich?“ Hierunter fallen alle nicht wichtigen, aber auch teilweise alle nicht dringenden Aufgaben, sozusagen die kleinen Zugaben, auf die gerne auch mal verzichtet werden kann. Du musst nicht alle Bücher auswendige kennen, um in der Berufsschule gute Noten zu schreiben. Auch in der Freizeit gilt manchmal: weniger ist mehr. Ein Engagement in verschiedenen Vereinen ist zwar löblich und sieht gut auf dem Lebenslauf aus, aber diese Aufgaben sollten nicht über die Menge an Freizeit, die dir zur Verfügung steht, hinausgehen. Auch hier ist ein gesundes Maß an Ehrlichkeit vor dir selbst erforderlich, um zu erkennen, was genau an freiwilligen Aufgaben in der verfügbaren Zeit realistisch umgesetzt werden kann.

Schließlich gibt es auch Aufgaben, welche unter Umständen sogar von jemand anderem erledigt werden könnten. Hier läuft alles auf die Kernfrage „Was kann ich abgeben?“ zu. Wenn du beispielsweise bei Gruppenarbeiten gerne dazu neigst, mehr Arbeit als deine Mitschüler zu übernehmen, solltest du dir hier die Frage stellen, ob es vielleicht im Blick auf die eigenen Termine nicht besser wäre, Aufgaben abzugeben. So machst du keine unrealistischen Versprechungen. Dein Zeitmanagement ist also nicht nur eine Frage der Selbstbestimmung, sondern auch deiner eigenen Fähigkeiten zu verhandeln.

Vermindere Stress und schaffe die richtige Balance zwischen Ausbildung und Freizeit

Notebook im Bett

Abbildung 5: Der Laptop im Bett kann zur Freizeit-Falle werden.

Ein wichtiger Faktor, gerade in stressigen Phasen, ist die Zeit, die du zum Erholen und zum Entspannen nutzt. Ein gutes Zeitmanagement verplant nicht jede einzelne Sekunde eines Tages mit anfallenden Aufgaben, sondern lässt auch Spielraum für Freizeit. Hier musst du aufpassen, nicht zum Sklaven deines eigenen Zeitplans zu werden. Der Plan ist schließlich immer noch als hilfreiche Richtlinie in der Durchführung der eigenen Aufgaben gedacht, kann aber durchaus auch Fehleinschätzungen beinhalten, zum Beispiel unrealistische Planung. Auch sonstige Umstände, wie Krankheit oder aber auch ein Spontanbesuch von deinen Freunden, kann den Plan über den Haufen werfen. Bis auf wenige Bausteine (Berufsschule, Arbeitszeit) sollte der Zeitplan flexibel gestaltet werden, sodass dieser sich auf unvorhergesehene Umstände einstellen kann und sich einzelne Blöcke verschieben lassen. Der Zeitplan ist auch kein Gesetz, sondern darf gerne mal gebrochen werden, wenn es dir sinnvoll erscheint. Schließlich soll er letzten Endes Hilfestellung in deiner Aufgabenbewältigung leisten und nicht den verspürten Zeitdruck weiter erhöhen.

Deine freie Zeit solltest du bestenfalls auch zur Erholung nutzen. Oft werden Aufgaben, die die Schule betreffen mit in die Erholungsphase hineingenommen. Es wird dann zum Beispiel vor dem Schlafen noch auf dem Laptop im Bett gelernt. Das ist falsch! Erholung ist genauso wichtig wie Produktivität, und wenn die Erholungsphase mit Pflichtaufgaben vollgestopft wird, geschieht dies zu Lasten des Zeitplans. Spätestens am nächsten Tag werden die Aufgaben nicht mehr so ordentlich und konzentriert erledigt, wie es erforderlich ist. Wenn du Schwierigkeiten im Faulenzen hast, solltest du gegebenenfalls an deiner eigenen Zeitwahrnehmung arbeiten und dir vorstellen, was du zum Beispiel innerhalb einer Stunde erledigen kannst. Oder du schließt einfach mal eine Minute lang die Augen und atmest durch.

Optimales Zeitmanagement in der Ausbildung – Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

Zeitmanagement erscheint im ersten Moment als ein komplexes Problem, welches sich allerdings durch gezielte und richtige Fragen ganz gut lösen lässt. Es ist wichtig dabei zu bedenken, dass es nicht die eine, ultimative Lösung für das Problem des Zeitmangels gibt, sondern dass verschiedene Ansätze individuell miteinander kombiniert und gewichtet werden müssen.

  • „Welche Prioritäten sollen wie geordnet werden?“ Als geeignetes Mittel zum Erkennen der Prioritäten ist neben dem Schaffen von Zeiträumen das Erstellen von Listen mit Aufgaben, die erledigt werden müssen (To-Do-Liste) und von Dingen, die hinderlich in der Durchführung der Aufgaben sind (Not-To-Do-Liste). Die To-Do-Liste kannst du zum Beispiel anhand des Getting Things Done-Prinzips oder mit einer Eisenhower-Matrix erstellen.
  • „Welche Zeitpläne sind realistisch?“ Diese Frage wird sehr individuell beantwortet. Nicht immer bedeutet Beschäftigung, dass du die Zeit sinnvoll nutzt. Es ist grundlegend wichtig, dass du Zeiträume für einzelne Aufgaben nicht allzu knapp planst, und du dir vor allem genügend Zeit für die wichtigen Aufgaben lässt.
  • „Wie kann ich Freizeit mit dem Zeitplan vereinbaren?“ Freizeit und Erholung sollten zentrale Stellen in deinem Zeitplan erhalten, denn schließlich arbeiten nur ein gesunder, ausgeruhter Geist und Körper auch gut. Der Zeitplan darf nicht zum Herrscher über dein eigenes Leben werden, sondern sollte als Richtlinie gelten, die bei Bedarf auch mal geändert werden darf.

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