Ausbildung Bürokraft

Die spezifischen Aufgaben von Bürokräften bzw. kaufmännischen Fachkräften hängen von der Abteilung ab, in der sie arbeiten. In der Regel erledigen sie die anfallende Korrespondenz - gelegentlich nach Phonodiktat oder auch in englischer Sprache - erstellen Statistiken, Protokolle und Präsentationsunterlagen. Kunden und Ratsuchenden geben sie telefonisch Auskünfte, leiten Kundenanfragen weiter, sorgen für eine effiziente Ablage im Sekretariat, bereiten Dienstreisen und Besprechungen vor und führen Urlaubs- und Anwesenheitslisten. Darüber hinaus erstellen sie Serienbriefe, Auswertungen und Protokolle oder schreiben und kontieren Rechnungen. Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte buchen und reservieren Hotelzimmer und Verkehrsmittel für Geschäftsreisen und ermitteln per Internet die günstigsten Verkehrsverbindungen. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, stellen Rechnungsunterlagen zusammen, prüfen Zahlungsein- und -ausgänge, klären Differenzen ab und verschicken bei Zahlungsverzug Mahnungen. Die eingehende Post sichten sie, leiten sie an die entsprechenden Sachbearbeiter/innen weiter und bringen ausgehende Sendungen termingerecht zur Poststelle. Daneben kopieren Bürokräfte Unterlagen, stellen diese in der vorgegebenen Reihenfolge zusammen und legen sie im Besprechungszimmer zurecht. Mitunter helfen sie bei der Pflege von Datenbanken oder aktualisieren die betriebseigenen Websites. Zudem helfen sie bei der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen.Je nach Erfahrung und Einsatz führen sie auch - entsprechend der Vorgaben ihrer Vorgesetzten - Verhandlungen mit Kunden, Lieferanten und Antragstellern durch.